任命一個項目主管究竟有多難？

編者按：管理工作有它藝術性的一面，也有它科學性的一面。因此，企業需要一個CEO來制定愿望、指明方向，也需要COO、CFO等人來具體執行、關注細節。在項目管理的層面上也是如此。在許多一流企業中，項目經理不再從事繁重的計劃和控制工作，而交由新設的項目主管(projectcontroller)負責。有了項目主管的支持與分擔，項目經理就可以把更多的精力放在戰略性項目目標上。

最近，業內人士已經注意到有一股強勁的新趨勢正在席卷項目管理領域：將項目經理所承擔的職責進行分工。具體地說就是，項目經理不再從事繁重的計劃和控制工作，這些工作由新設的項目主管（projectcontroller）負責。在詳細說明這股趨勢之前，我們先談談現今的項目經理崗位。

大多數專業人士都認為，項目管理能力可以分為兩個基本組成部分，通常被稱為項目管理的"藝術成分"和"科學成分"。項目經理主要做的是項目管理中的藝術性工作，或曰領導工作，需要的是想象、交流、談判、激勵和人際關系能力。就此而言，敏銳的商業頭腦和行業知識是關鍵。

另一方面，科學的項目管理要求你詳盡掌握項目管理的各種方法和工具，具備扎實的分析和解決問題的能力。在壓力下快速搜集數據和報告進展的能力也非常關鍵。

因為兩種不同類型的人才擅長兩類截然不同的技能，一些組織已經開始進行分工，設立兩個獨立的崗位：項目經理和項目主管（參見副欄：《項目經理和項目主管的職責劃分》）。

職位的演化

項目主管崗位的演變是一個漸進的過程。起初，許多組織設立了"協調員"（coordinator）崗位。協調員負責處理行政事務，在時間控制和計劃系統中輸入數據，收集項目狀態信息，并協助制作狀態圖。

隨著時間的推移，協調員承擔的額外職責-如制定初步計劃和估算成本-促使許多企業設立"計劃員"（planner）一職。在其他組織中，這一角色的任務是隨時跟蹤進度并進行分析，通常被稱為"調度員"（scheduler），從事的工作通常包括跟蹤問題和風險，分析進度，安排所有的計劃和狀態跟蹤會議。最近，其職責更涵蓋了分配資源和處理資源瓶頸，進行進度和關鍵路徑分析，以及制作實現價值的財務報告。

如今，項目協調員、計劃員和調度員發展成為"項目主管"。項目主管處理絕大部分重要的、細節性、分析性、耗時的項目工作，通過這種方式支持項目經理。其結果是項目經理得到解放，可以專注于更多戰略性的項目目標，甚至經常能承攬更多的項目。

一流的企業視項目經理為項目的首席執行官，視項目主管為首席財務官-兩個崗位彼此獨立又互相依存。首席執行官規劃整體愿景，并領導整個組織。另一方面，首席財務官通過嚴格遵循管理方針和程序，確保企業的財務穩健。首席執行官和首席財務官互相依靠，互相信任，實現企業的目標。

同首席執行官和首席財務官一樣，項目經理和項目主管都擔負關鍵的職責，都掌握重要但不同的技能，都服務于按時按預算完成項目這一目的。

項目主管是項目團隊的關鍵成員，他與項目經理直接配合，制定項目目標，編制并維護項目預算表和進度表，根據進度安排分析項目的進展情況，并提出建議、采取行動以便加快進度。

為了確保文檔和報告能始終保持精確，很多企業正在讓項目經理和項目主管成為核心項目支持小組的成員，通常稱為項目管理辦公室（PMO）或項目辦公室。通常項目管理辦公室向分管某一業務領域的高級別業務主管匯報工作，該主管可以是首席信息官、運營副總裁或新產品開發部門的負責人。這些主管通常都要求其分管的所有項目提供前后一致、可靠的狀態報告。

關鍵的職責

作為項目管理辦公室的關鍵成員，項目主管必須履行以下職責，提供項目報告所需的關鍵信息。

對項目團隊進行流程培訓。項目主管在項目的進行過程中（啟動、計劃、控制、執行和收尾階段），要對項目團隊進行項目管理的原則和標準、方法以及流程方面的培訓，包括描述每個流程的意圖，使用計劃和成本核算工具，確定責任人以及詳述審批手續。

推進項目計劃和控制階段的工作。組織并推進項目團隊在計劃階段的工作也屬于項目主管的職能范疇。這些工作有很多種類，例如計劃、制作工作分解結構圖（WBS）、估算資源時間（resourcehour）和任務周期、負責問題以及風險的管理，總結經驗教訓以及報告項目的進展狀況等。

制定項目進度表。根據企業項目辦公室定下的標準，項目主管與項目團隊內其他關鍵成員合作制定項目進度表，其中包括資源應用和關鍵路徑分析。一旦定下了基準，進度表就被用來衡量工作進度、分配資源、跟蹤重要事件，監視并報告項目執行情況。

控制進度，確保成功。項目主管主動"管理"進度表，確保項目能夠按時交付。此項職責要求項目主管定期搜集項目狀態信息，更新進度表；分析計劃的變更情況或者可能出現的變更情況，重點關注關鍵路徑、未完成的任務和即將發生的任務；計算、分析并且報告實現收益等指標；分配資源，包括遞交資源申請書，監測當前分配狀況以及預測未來的需求；并與項目經理開會討論項目的進展情況。

跟蹤和分析成本。項目主管必須利用現有的會計軟件和項目管理軟件，跟蹤實際（或合并）成本，其中包括工時、設備利用率以及所得資源。他也必須分析運營成本及其變化，以便預測總成本，還要向項目經理、項目辦公室和任何財務監督委員會匯報分析和計算結果。

管理項目中的問題、風險和變化。項目主管只有能夠發現、分析和評估問題、風險和變更請求，才能夠將它們提交給恰當級別的負責人進行處理，并在項目協同數據庫中存檔和追蹤。項目主管監控問題、風險和變更請求的解決日期；聯絡各個項目團隊中的責任人，向他們了解當前狀態并索取文檔；協助有關責任人安排進度會議和解決問題的辦公會；向項目經理報告尚未解決的問題、風險和變更。

記錄并傳達項目狀態信息。一般認為應由項目主管撰寫實現收入報告，準備應向管理層提交的材料。盡管項目經理負責與公司溝通，但是分析、預測和建議的工作由項目主管負責。

為了有效履行上述職責，成功的項目主管必須熟練使用項目管理軟件、相關的電子數據表和（財務、資源）數據庫等工具；還必須具備成本預算與評估、風險分析、關鍵路徑制圖與分析、資源預測和變更控制等業務專長。

值得注意的是，項目主管可能同時服務于幾個項目（取決于項目大小和工作經驗）。因此，他也必須有靈活性，能與多名項目經理共事，同時使項目達到企業要求的標準。

存在的價值

企業決策者非常在意他們的投資，更不必說股東了。關于項目管理，公司高層最想了解的是最終它們對企業的影響以及帶來的價值。他們可能對某些新增費用持懷疑態度，當設置新職位而使項目管理人員的數量增加，因此導致費用增加時，更是如此。

向高層證明項目主管一職必不可少的關鍵是，使公司的決策者了解這一新崗位的職能，并且強調它將給企業帶來哪些積極的影響。

使項目經理加強與高層主管的溝通。在項目主管的支持下，項目經理無需從其他關鍵項目工作中抽出更多時間，就可以更有規律地披露重要信息-包括實現價值的財務報告。公司高層可以更好地了解、更有效地控制項目及其財務狀況，并且更加及時做出決定。

充分發揮項目經理的作用，使其承擔更多項目。通過引入項目主管這一角色，企業可以充分發揮項目經理的作用，使其具備同時處理更多項目的能力。較之以往，企業可以更快地獲得收益。另外，項目經理能夠將更多寶貴的時間用于向公司的高層說明項目狀態，了解企業內的人事以及預算爭端，并且在企業內"推銷"項目。

激勵員工。許多項目經理面對繁雜的項目計劃和控制任務顯得力不從心。他們寧愿與公司高層商討項目范圍管理、處理高風險問題、向公司報告項目狀態、從事其他受到關注的活動。專門的項目主管減輕了項目經理的壓力，使其工作更有樂趣。同樣，大多數項目主管不喜歡項目管理中的人事紛爭，而寧愿從事安排人員和規劃進度等具體工作。這對他們來說壓力更小，也更有價值。由兩名管理人員完成項目管理的兩個角色，可促使雙方出色地完成各自任務。

提高項目業績和項目成功率。把關鍵但是耗時的任務委派給項目主管后，項目經理可以專注于更高級別的項目問題，同時項目主管可以確保項目不會因計劃或溝通上的失誤而造成缺失或者延宕。這意味著更多項目能夠按時按預算完成，為企業挽回因項目失敗和延誤而造成的損失。

原文經許可摘自RobertWourms2004年12月2日發表于ProjectsAtWork網站（http://www.projectsatwork.com）上的IntroducingtheProjectController一文。ProjectsAtWork2004年登記版權。龔浩譯。

RobertWourms在PMSolutions公司內負責所有的項目管理人員配置和外包等業務。PMSolutions是一家管理咨詢、培訓和研究公司，幫助企業提高項目業績和盈利能力。

本中文版由世界經理人（www.ceconline.com）組織翻譯并編輯。