淺談團隊管理獲得支持部門支持的技巧

人力資源中心如何充分地發揮職能？
      問題：我所在的公司是一家餐飲連鎖機構，下屬幾十家直營餐廳。人力資源中心在公司中地位比較低。公司高層也更關注餐廳。人力資源中心只是核算餐廳的工資，而餐廳人員的晉升、調薪、績效考核等均不用經過人力資源中心。他們的理由是：人力資源中心的人不懂營運，如何合理處理餐廳人員的調薪、晉升等事情？（提問者：華慶玲）
      解答：現代戰略性人力資源管理概念，不再是期望用人力資源部來控制或監管業務部門，反而是協助業務部門有效地管理各部門內的人力資源,為企業提高競爭力。企業內的人力資源管理并不是單由人力資源部負責，而應該是每一個管理人員的職責，不分是前線業務部門或后勤的支持部門。人力資源部在這方面是擔當顧問及促進者的角色，提供合適的信息、培訓及制定合適的政策及程序，使每一個管理人員都能做好人力資源管理的功能。
      在現代競爭激烈的商業社會中，業務部門受到重視是必然的，但正是因為業務部門需要集中精力發展并爭取市場，它們往往會忽略人力資源管理的重要性及應當采取的有效管理措施。因此人力資源部正好協助企業補充業務部門在人力資源管理方面的不足和需要。
      但是，要促使業務部門與人力資源部有良好的伙伴關系，人力資源部必須主動了解業務部的運作、它們在擴展業務時所面對的困難、需要的人才及有關的經驗和能力等。
      怎樣深入了解業務部的運作及人力需要？可以從與業務部的管理層共同執行人力資源管理的功能開始,具體的具體方法如下：
      1、定期與各部門商討人力資源計劃，如預計未來12個月部門將會需要增聘的人手及培訓需要。這樣，人力資源部可以了解各部門未來的業務發展及其在人力資源方面的挑戰，并有足夠時間籌備有關的工作。
      2、在招聘空缺時共同協商合適人選的條件，設計適當的甄選辦法及有效的面談問題，并共同進行對求職者的面談，以提高業務部在選取合適人選的能力。這樣，一方面可以獲得業務部的尊重，另一方面在甄選過程中，人力資源部又可以從面談中了解最新的市場情況及有關該業務的專業知識。
      3、在績效評估時，人力資源部可以參考業務部門所提交的評估報告，發掘部門內的"明日之星"及"問題員工"，及時向業務部門主管了解情況，然后定期與部門主管跟進有關員工的進展，提供適當的激勵或處分員工的建議，從而提高部門的整體表現。這樣，人力資源部便能保持對業務部門的深入了解，及時做出有效的改善建議。
      最后，人力資源部必須在自己的專業知識及能力方面不斷提升，能為企業內的不同部門及時提供最新的人力資源管理知識、方法及有關法規，成為企業在人力資源管理方面的專家及顧問，隨時提供咨詢及建議。這樣，當人力資源部能持續在自己的專業方面保持先導的角色同時又提高自己對企業業務的了解，那么各業務部門必然看重人力資源部的價值，并愿意與它更緊密協作。
業務管理部的職能如何規劃和設計？
      問題：我所在的公司十分重視各個業務事務部，較忽略職能部門的作用。但隨著規模的擴大，公司開始重視職能部門的作用，新成立了業務管理部（此前只有財務部、人力資源部、辦公室，而沒有對業務進行管理的部門），由我負責。面對新公司、新部門、新使命，我當前首先應該做什么？我該如何進行本部門的職能規劃和設計？如何有效實施公司層面的業務管理？（提問者：汪汪汪）
      解答：成為新部門的主管，首先要清楚管理層成立此部門的目的、部門在公司中的職能、以及管理層期望此部門為公司所帶來的效益。跟著，要回顧公司的愿景、使命及價值觀，了解公司的業務運作、組織架構及各部門在組織中的職能及目標。
      了解現況后，便要根據公司的愿景、使命及業務發展方向，制定部門新的職能及如何配合公司及其他部門運作，發揮作用。
      在界定部門的工作范圍時，要避免與其他部門的職責重疊。在設計部門的職能時，要考慮有什么流程及事務要管理，如何配合業務事務部的運作，并與管理層商討部門的管理權限。之后，便要與各部門做好協調工作，劃清各部門的權力及責任，建立完善溝通制度。
      要有效實施公司層面的業務管理，需要在完成訂立部門的目標及工作范圍后，訂立部門政策，設計工作步驟及流程。這些工作步驟及流程必須配合部門的管理戰略及業務事務部的運作。在設計流程時，可以草擬一些流程圖，以便更有系統地記下每一流程需要多少步驟，每一步驟需要多少時間，從而預計每一個工作需要多少時間完成，并如何與其它部門的流程連接。根據這些資料，你便要做出人力資源策劃，訂立部門的崗位，預計每一崗位需要多少員工，才能完成部門的日常事務及項目。
      在設計及評估崗位時，你需要考慮以下因素：
      ● 崗位在部門的角色及存在的原因
      ● 崗位在部門中的位置，有多少上級及下屬
      ● 崗位的職責及日常工作
      ● 除了上級和下屬外，此崗位需要與誰有工作關系（包括對外和對內）
      ● 此崗位需具備的教育程度、工作經驗及技能
      完成考慮這些因素后，你便可評估有沒有需要設立此崗位及其在組織及部門內的職能，并配備合適人選。在設計部門架構時，建議采用簡單的架構，減少層次。
 
如何進行團隊異地管理？
      問題：作為渠道管理者，我面臨著對全國市場支持人員的管理工作。在全國的市場支持人員中，很多人員并不是從公司直接派駐的，而是從當地招聘的。要加強各個團隊以及員工對公司的歸屬感，請問有沒有一個很成體系的并且先進的管理方法？（提問者：玉玉）
      解答：以下的建議可協助你進行團隊異地管理。
      1、加強溝通：由于地理位置不同，團隊成員間的溝通成為渠道管理者最大的挑戰。如果能有效地溝通，便能增強員工的歸屬感。具體方法有：
      渠道管理者可舉行定期會議，會議可采取三方電話會議或視像會議，這樣便能防止因地理阻隔而形成"團隊個別意識"。而每次會議應提前發出會議通知，并附上會議資料以作事前準備。此外，亦可考慮定下每周固定日期、時間舉行，就可避免臨時召集的困難。
      電子郵件也是與團隊成員溝通的重要方法之一。透過電子郵件，可以促進在不同地方的成員更緊密溝通。
      2、建立互信。具體是：
      渠道管理者需與員工共同擬定目標，建立互信，并互相清楚對方在公司中所擔當的角色及制訂員工的期望值。
      渠道管理者需對市場支持人員作出任何技術上的支持，以表示對當地招聘和公司直接派駐的員工都一視同仁。
      3、制定統一的績效管理體系以衡量工作成效。包括：
      渠道管理者需制定統一的績效管理體系，同時使公司直接派駐和當地招聘的員工都能夠以同樣的標準來公平考核工作結果。
      渠道管理者應經常鼓勵和認可員工表現，給予工作表現優秀的員工成就感及施展才能的機會。
      績效管理也可有效激勵員工士氣和加強對公司的歸屬感，促進被考核者工作方法和績效的提升，最終實現組織整體工作方法和工作績效的提升。
怎樣制訂合理的工價？
      問題：我公司是一家專門從事木制品生產的企業，工人的工資計算方法是按件計酬。每當我公司投入一個新產品時，在某工序上都會有工人對該工序的工價有異議，從而怠工，這樣令到產品不能如期出貨。請問，如何制訂產品工價才能令工人覺得合理滿意，積極投入工作？（提問者：junyhe）
      解答：按工時或按件計酬，在制造業是相當普遍采用的薪金計算模式。但是這兩種計薪方法都各有利弊：
      以工時為計算薪酬基準，就企業而言便于計算薪酬。在利潤計算方面，薪酬為已知成本，比較容易處理。相比較而言，以工時計算薪金，較難提高工人生產力。加上薪金為固定成本，難以爭取最高利潤。對工人而言，按時計算工資，收入穩定，容易明白薪酬計算方法，容易接受。
      以按件方式計算工資，問題則較為復雜。由于產品在制作技術、所需時間均有差異，加上要考慮成本及利潤，要合理制定產品工價，很不容易。此外，工人為求增加收入，往往盡快完成所需工序，在質量控制方面，容易出現問題。對工人來說，按件計酬有機會增加收入及可按自己進度進行工作，但弊處是收入可能不穩定，難以明白工資計算方法，而勞資糾紛往往由此而起。
      在采用按件計算工資時，企業需要考慮多方面因素，要使工人接受工資，需有客觀標準，而在薪酬設計上，亦可在工資組合中加入其它元素，以提高生產力及保證質量不受影響。為有效地推動工人，企業可嘗試下列方案：
      1、訂立計算準則。根據各種因素，包括工序的復雜性、所需完成時間、所要求的工人技術水平等，訂立計算方程式。有關準則應事前通知工人。
      2、從制作產品所需，而非由支付工人多少工資的角度考慮，去計算成本。事實上，工人能賺更多，則表示企業盈利更佳。
      3、不要隨便更改薪酬計算的方法，盡量避免出現那種員工收入不太穩定的情況。
      4、有需要時，為工人提供培訓，以應付生產新品種所需的技術。
      5、加入質量保證獎賞制度，從而保障產品質量。
      6、加入超額獎賞，如工人在較預期前提早完成生產及達到質量要求，可予以額外獎賞，激勵士氣。
      7、 提供其它福利如醫療保險等，使員工獲得基本保障。
如何處理好公司內的親情關系？
       問題：我去年和我弟弟及他的女友成立了家族公司，今年我老公也加入進來，但是現在我和我未來的弟媳很不和諧。我多次找她溝通，她很拒絕我。她今年才21歲，一直認為自己非常能干，在工作中誰也不能說她，還說自己錯了自己會改。我有些忍無可忍了。請問該如何處理這個問題？（提問者：zengflower）
      解答：你可以考慮在一個適當的時候（例如：當大家工作量不太多、大家的情緒比較輕松的情況下)，與她坐下做一次詳細而客觀的討論，這一個討論的目的是：
      1、解釋你現在觀察到的問題是什么，以及對公司的運作有什么影響。通常可能發生的影響包括：
      公司有效的決策：因為大家都是公司的股東，所以如果彼此的溝通與合作出現問題的話，一定會影響公司的有效決策能力。
      公司的團隊精神及士氣：大家同屬公司的領導層；彼此無法互相信任及合作的話，不但無法向公司員工提供所需的領導方向，更可能影響下屬的士氣，甚至引致派系斗爭的情況。
      2、解釋彼此需要合作與溝通的原因，具體為：
      ● 對公司的好處
      ● 對個人的好處
      ● 公司團隊精神的重要性
      3、嘗試找出問題所在，例如：
      ● 大家的處事手法是否有異？
      ● 大家的著眼點是否有異？
      4、共同找出一個令雙方都滿意的解決方案，例如：
      ● 多了解對方的想法
      ● 以公司利益為前提
      在整個討論過程中，你與對方談話時的態度及采用的字眼，將影響整個討論的成敗。在態度上，你應該以一個客觀及"對事不對人"的角度來分析整個問題，盡量避免太多主觀的字眼(例如"我認為"，"我覺得"；同時要避免牽涉到私人事情及關系上，例如："我年紀比你大，所以我知得比你多"，"我是你男朋友的姐姐，所以……"）。
      以上的處理方法比較"公事公辦"。其實良好穩固的工作關系，也需要建立在良好的人際關系的基礎之上。因此，在可以的情況下，也可考慮以一些聯誼活動來改善大家的關系，例如包括其他同事或股東的聚餐或社交活動，以增進彼此的了解及信賴。
本文由Stephen Chen整理，更多問答請見世界經理人網站。