公文格式規范化，是辦公自動化的客觀要求，也是充分發揮公文作用，維護公文嚴肅性和權威性的必要條件。標準、規范的公文格式，不僅有利于公文的撰擬和制作，也有利于公文的處理和管理，乃至歸檔和查閱利用，為公文的標準化、現代化管理奠定基礎。國務院發布的《國家行政機關公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）和國家質量技術監督局發布的《國家行政機關公文格式》（以下簡稱《公文格式》），對行政機關的公文格式做出了嚴格的規定和要求，自正式實施以來，對規范公文格式，提高公文質量起到了很大的作用。

但仍有一些公文沒有嚴格按照要求去做，存在很大的隨意性，造成公文格式的不規范，嚴重影響了公文的嚴肅性、公正性，影響了公文的質量和效能，因此，必須引起高度重視。本文針對公文格式中常出現的不規范現象進行了歸納，供同行參考。

一、公文格式中常出現的不規范現象

(一)發文字號標注不規范。發文字號的一個重要作用就是分類存檔、方便查閱。它具有特別的區分意義，一旦設置就具有了在一定范圍內的唯一性和獨有性。《公文格式》規定，“發文字號由發文機關代字、年份和序號組成。”在實際工作中，有些單位把機關的簡稱直接作為機關代字使用，致使文號太長。聯合行文時，出現幾個發文字號。有的單位發文字號的年份用圓括號括入，而不是用規范的六角括號“〔〕”。對于字號和字體，有的用小3號有的用小標宋體字，有的用楷體，也有的用黑體。一些公文違反發文字號序號不編虛位(即l不編為001)、不加“第”字的規定，出現“×發[]O0×號”、“×發[]第×號”等不規范格式。

(二)公文標題不規范。按照《辦法》規定：“公文標題由發文機關名稱、公文主題和文種組成。公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，一般應當標明發文機關。”有些單位不規范的做法是：一是標題中標明發文機關；二是標題濫用符號。標題中使用了多種標點符號，較多的是使用逗號、頓號和書名號等。

(三)引用文號不規范。《辦法》規定：“引用公文應當先引標題，后引發文字號”。按要求，引用公文一是要準確，不能隨意簡化；二是要完整。并注意排列順序。但有些單位公文中，將其前后倒置。有的先引文號后引標題，有的只引文號不引標題，有的只引標題不引文號。書寫使用應當注意必須將“發文字號”要素用圓括號括入，以標注的形式出現。例如。“據××辦發[20xx]l2號文《關于通知》”，其引用文號的方法就是不符合規定的，正確的引用方式應為“據《關于通知》(××辦發[20xx]12號)”。

(四)結構層次序數使用不規范。依照《辦法》第二十五條第(九)項規定：“公文中的數字，除成文日期，部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。”規范的結構層次序數要求，第一層為“一、”，第二層為“(一)”，第三層為“1.”，第四層為“(1)”。而在使用中常出現的問題：一是層次順序顛倒，即下位序數與上位序數倒置。二是層次跳躍，或在“(一)”、“(1)”后加頓號，寫成“(一)、”或“(1)、”等。

(五)成文日期標識不規范。常出現的問題：一是未用漢字將年、月、日標全，使用阿拉伯數字表達年份，如把成文日期標成“20xx**年2月1日”，或把“○”寫為“0”或“零”，或將“二○○五年”寫為20__年。二是年份寫成兩位，沒有寫足四位，比如，把“二○○五年”寫成“○五年”，或把“20xx**年”寫成“*年”等。三是標注位置太低或太高，以至于印章距正文太遠或蓋壓正文。四是把擬文日期作為成文日期。五是把修改日期或送簽日期作為成文日期。六是聯合行文以主辦機關簽發日期作為成文日期。

(六)印章加蓋不規范。印章是公文制發機關對公文負責的憑證，必須規范使用，但常出現不規范現象；一是不加蓋印章。按規定，行政公文除會議紀要外，必須加蓋印章，而有的'正式公文就不蓋印。二是印章蓋得不符合要求，有的歪斜，有的蓋在正文上。三是印章未居中下壓成文時間，蓋印距正文太遠。四是在單一機關制發的公文落款處暑制發機關名稱，并把印章蓋在公文制發機關名稱的位置上。

(七)附件標注不規范。主要表現在：一是附件和正文間隔或大或小，附件頂格標識。二是把被批轉、轉發、印發和發布的內容，作為附件處理。三是附件說明與附件的標題不一致，有的附件標題縮寫。四是附件說明的順序與附件的順序不一致，有的附件的序號使用漢語數字標識，附件名稱后加標點符號。五是附件跟附注區分不清，在印發文件時不管是附件還是附注全當作附件，導致關系的確認錯誤。

(八)附注標注不規范。附注主要用以注釋和說明公文中在其他區域不便說明的各種事項。大多數單位對這個格式內容不了解，因而用起來常常放在正文后。按照要求應在成立日期下一行空2個字加括號標注此項。

(九)抄送機關標識域不規范。抄送機關標識域用來標識除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關。但有些機關公文已主送上級機關，又同時抄送該部門的領導。在抄送標識域內常出現“抄報”，頂格標識“抄送”，回行時與“抄送”對齊，最后一個名稱后不加句號等不規范問題。

(十)公文中的表格不規范。有些公文把表格的頁碼混同于文字頁的頁碼放置，表格的單雙頁碼表頭排放隨意。按規定，橫排的表格單頁碼應置于表的左下角，雙頁碼應置于表的左上角，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。但在實際工作中常常混淆。

(十一)版記不規范。常出現不規范的做法是：一是沒有版記。有的部門公文其他格式相當規范，但就是沒有版記。二是版記位置不對。三是在發布、批轉、轉發、印發或有附件的公文中，將版記置于一份公文的中間部位，即在印章之后，被發布、批轉、轉發、印發內容或附件之前，將一篇公文分成了兩部分。四是不畫版記內的三條黑色反線，有的只畫主題詞下的一條。五是印發機關、印發日期等項目都頂格打印，有的左空或大或少，印發日期或混同于成文日期，或用漢語數字標識。

(十二)發文機關標識不規范。《公文格式》規定，發文機關標識“由發文機關全稱或規范化簡稱后加‘文件’組成；對一些特定的公文可只標識發文機關全稱或規范化簡稱。”但有些機關發文機關標識不統一、不規范。一是上行文沒留批示域，或批示域不符合規定。二是平行文、下行文用上行文的版頭。三是未使用“紅頭”的正式發文形式，用白紙制發公文。如此種種，嚴重削弱了公文的權威性和嚴肅性。

二、影響公文格式規范的原因

(一)受傳統觀念的影響。雖然新《辦法》已出臺多年，但一些單位的公文格式仍沿襲多年的做法。如，新《辦法》第十四條規定：“向下級機關的重要行文，應當同時抄送直接上級機關。”也就是把“抄報”與“抄送”統一改為“抄送”。但在日常公文處理過程中發現，取消“抄報”，統一用“抄送”并不是件容易的事。一些上級機關至今仍在延用“抄報”，而下級單位也只得按習慣照常效仿，以示對領導機關的尊重。

(二)思想認識不到位。一些公文辦理人員對公文格式重要性的認識不夠。公文處理人員在辦理公文過程中責任心不強。對新《辦法》不熟悉，對公文格式規范化的意義和作用宣傳力度不夠。有些單位領導對公文的重要性認識不夠或不了解公文處理規范和要求。有些部門領導不重視公文格式，甚至直接干涉，按領導意圖辦理公文。

(三)公文審核把關不嚴。公文處理程序不規范，未建立健全公文處理規章制度和規范化管理程序，特別是審核把關制度不夠完善，致使公文制作不規范，在一個單位未形成統一的公文格式。實踐中，有的公文制作者草擬公文時自由發揮，不守規則；審核人原則性不強。不負責任；領導簽發時，或礙于情面，或忙于事務，常常忽視對公文格式的審核把關和督查，有的公文制作程序不規范，領導簽發后才審核，這就不可避免地導致公文中出現不規范的問題。

(四)人員素質有待提高。一些公文處理人員未經過系統的培訓和學習，不懂公文格式，對公文處理方面的規章制度不太了解。對公文印制規則不很熟悉。因而需要全面提高公文處理人員的整體素質。

三、規范公文格式的對策

(一)加強領導，提高思想認識。規范公文格式，防止格式的隨意性，維護其規范的體式，對于進一步提高公文的處理效牢，推動機關正常工作的開展，有著十分重要的意義。各級領導和機關工作人員都要從這個高度去認識規范公文格式的重要意義。各級要加強對公文處理工作的領導，不僅明確分管領導，安排業務精、責任心強的文秘人員專職從事公文的審核，而且各級領導還要帶頭學習公文處理知識并模范遵守，提高認識，增強做好公文格式規范化工作的自覺性。

(二)健全制度，規范辦文程序。建立行之有效的管理制度。是保證公文格式規范化的一個重要措施。在公文處理的各個環節都要把好關，從公文的起草、審核、審批、擬辦、校對、印刷等都必須建立嚴格的制度和規范，明確各環節的權限和責任，要有嚴格的公文處理流程，實現公文處理工作規范化、制度化和科學化。

(三)加強學習，提高人員素質。全面提高公文辦理人員的素質是規范公文格式的一項基礎性建設。一是提高認識。要在思想上重視公文格式規范化工作，從事公文辦理的人員要抱著高度負責的態度和精益求精的精神，增強事業心和責任感。二是加強自身建設。注重理論學習，善于擠時間，刻苦鉆研，掌握必要的基礎知識精深的專業知識。熟悉公文處理方面的知識，提高業務水平。三是加強人員隊伍培養。培養熟悉公文處理規定，有理論索養、有文字功底的公文處理人員。四是辦公室要設立公文處理和公文審核的專門崗位或專職人員，并有專門負責公文審核把關的人員。五是保持公文處理人員的相對穩定性。

(四)加強督查，保證公文質量。行政機關要加強對下級機關和單位公文處理工作的指導和監督檢查，在公文處理過程中強化審核監督環節。要制定嚴格的辦文程序，在公文處理中做到多級審核，層層把關。嚴格按照規定和要求，加強對公文格式規范化的管理和指導，維護公文的嚴肅性和權威性。定期組織業務培訓和學習交流，學習并借鑒好的經驗和做法，開展研討交流活動，不斷提高公文處理人員的思想素質和業務水平。定期組織公文處理質量檢查，并設立考核考評和獎懲制度。不斷提高公文質量。